Center for Ejendomme og Intern service

1. Centerets formål, primære opgaver og politiske udvalg

Formål:

  • Center for Ejendomme og Intern Service(CEI) tjener de formål at optimere anvendelsen af kommunens bygninger, anlæg og arealer samt at skabe en samlet professionel driftsorganisation omkring rengøring, sikkerhed, intern rådhusservice, udlejning, køb og salg.

Centerets primære opgaver er:

  • Rådgivning, projektering og gennemførsel af større anlægsarbejder og renoveringsprojekter. Energioptimering og –styring. Køb og salg af fast ejendom, forpagtninger, udlejninger, forsikring og risikostyring. Drift af de kommunale bygninger herunder rengøring.  

Politiske udvalg:

  • Planudvalget og Økonomiudvalget.

2. Strategi og resultatmål

Centeret vil være professionelle og effektive, så brugerne i højere grad kan fokusere på deres kerneopgaver og bruge mindst mulig energi på ejendomsrelaterede opgaver.

Centeret vil implementere mulighederne for innovativ samskabelse og hvor service, samarbejde og dialog er bærende og gennemgående elementer.

Derudover skal der optimeres i forhold til de ressourcer, der bruges på at bygge, drifte, vedligeholde og administrere kommunens ejendomme.

Centeret skal inden for den aftalte økonomi sikre, at både nybyggeri og den eksisterende bygningsmasse opføres, vedligeholdes og energiforbedres med vægt på funktionalitet og brugervenlighed samt energi- og miljømæssig bæredygtighed.

Centeret skal indenfor de økonomiske rammer sikre velfungerende bygninger og lokaler, der er anvendelige for såvel eksterne som interne brugere, og som bidrager til medarbejdernes arbejdsglæde og effektivitet.

Særlige fokusområder:

Drift af det nye rådhus og sundhedscenter, samt at optimere udnyttelsen og driften af de kommunale bygninger.

Finansielle mål:

Beskrivelse af mål

Måltal

Resultat

Budgetoverskridelse på maksimalt +/- 2 %.

+/- 2 %.

Målet er opfyldt da årets mindreforbrug udgør 1,4 %.

Ikke-finansielle mål:

Beskrivelse af mål

Måltal

Resultat

 

 

 

 

Centeret i 2016

Center for Ejendomme og Intern Service har i løbet af 2016 arbejdet med at skabe en professionel og effektiv driftsorganisation. Der er arbejdet med facilities-management af kommunens bygninger.

For at understøtte en effektiv drift og vedligeholdelse har der i centeret været en særlig indsats for at samle data og materiale i en samlet tegnings-database med standardiseret dokument-navngivelse for at lette søgning på tegninger på kommunens bygninger. Arbejdet understøtter arbejdet med at sikre en effektiv driftsorganisation og den bedst mulige anvendelse af de knappe ressourcer.

Der har i 2016 været arbejdet med ejendomsstrategien 2014-17 og de fire indsatsområder; ”Grunddata, anvendelse af data som udgangspunkt for styring”, ”Arealforbrug – de kloge m2”, ”Vedligeholdelse” og ”Bæredygtighed og (energi)effektiv drift”.

Centeret fik via et omfattende screeningsprojekt udpeget effektiviseringsprojekter på alle kommunens ejendomme i forhold til tekniske anlæg og energibesparende foranstaltninger. Samtidig med reduktion af energiforbruget forventes projektet at skabe forbedringer på indeklima, og det vil samtidig afhjælpe noget af det store vedligeholdelsesefterslæb som er på de tekniske anlæg på nuværende tidspunkt. Driftsbudgettet (energi) er reduceret i de kommende år som følge af dette projekt om energioptimering.

Egedal Kommunes Tekniske Service Medarbejdere (TSM’ere) har i 2016 arbejdet med at sikre drift, forebyggende og afhjælpende vedligehold på kommunens ejendomme - særligt i forhold til sikkerhed, tilgængelighed og funktionalitet.

Centeret har sat gang i et større projekt om entreprise-ret, der skal standardisere og ensarte kontraktgrundlaget i vedligeholdelses- og renoveringsprojekter.

Udbuddet af forsikringsopgaven i 2016 har ført til en årlig besparelse på 2,5 mio. kr. Derudover er der på risikostyringsområdet arbejdet med at forebygge indbrud og hærværk på kommunens ejendomme.

3. Driftsregnskab

3.1 Driftsregnskab

 

Centerets samlede oprindelige driftsbudget udgør 100,1 mio. kr. Driftsbudgettet er i løbet af året forøget med 0,5 mio. kr. til 100,6 mio. kr.

Det skyldes følgende budgetkorrektioner: Der er tilført driftsbudget til forsikringer, energi og ejendomsdrift i de kommunale ejendomme til flygtninge. Der er indarbejdet driftsbudget til Tofteparken fra 2016. Der blev afsat årligt 3 mio. kr. til at installere automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA-anlæg) på en række skoler i 2016, 2017 og 2018, og budgettet er korrigeret i forhold til dette med 2 mio. kr., da der ved en fejl kun var indarbejdet 1 mio. kr. til opgaven.

Derudover er administrationsbudgettet reduceret med 0,244 mio. kr. i forbindelse med effektiviseringer i forbindelse med den nye regnskabsenhed. Budgettet til forsikringer er ved budgetopfølgningen reduceret med 2 mio. kr. til med-finansiering af tværgående aktiviteter i andre centre. I forbindelse med årets sidste budgetopfølgning besluttede byrådet - af hensyn til kommunens samlede budgetoverholdelse - en økonomisk opbremsning. Centeret bidrog hertil med dels en reduceret aktivitet ved bygningsvedligeholdelse og dels et identificeret mindreforbrug til energi der kunne tilgå kassen.

Årsregnskabet udviser et forbrug på 98,8 mio. kr. Det betyder, at centeret har haft et mindreforbrug på 1,335 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget og et mindreforbrug på 1,772 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Regnskabsresultatet afspejler, at centeret har ageret i henhold til Byrådets beslutning ultimo september 2016 om at udvise økonomisk tilbageholdenhed. Center for Ejendomme og Intern service har overført følgende forbrug fra 2016 til 2017, der er listet op herefter:

 

Merforbruget på rammen for Redningsberedskab og Risikostyring udgør 3,6 mio. kr. i forhold til korrigeret budget.

Heraf ligger 2 mio. kr. på Beredskabet. Der er indgået forlig med Züblin, der betyder, at Center for Ejendomme og Intern service ikke modtager de indtægter på 1,6 mio. kr., der er faktureret i de foregående år for brandvagt på rådhus og sundhedscenteret. De manglende indtægter på 1,6 mio. kr. er krediteret, hvilket bevirker, at det belaster beredskabsaktiviteten i 2016 med et merforbrug på 1,6 mio. kr.

Derudover er budgetlagt med et mindre beløb end udgifterne til betaling af Frederiksborg Brand og Redning.

På risikostyringen var der et merforbrug på 1,6 mio. kr., der skyldes, at der dels blev afholdt ikke budgetterede udgifter på 0,5 mio. kr. på Tofteparken til etablering af adgangskontrol, tyverialarmer, talevarslingsanlæg mv. Desuden blev der konteret udgifter, der tidligere blev afholdt af beredskabet vedr. lovpligtigt tilsyn med pulverslukkere samt lovpligtig inspektion af ABA-anlæg (tidligere udført af beredskabet) mv.

På rammen for Intern Service er der et mindreforbrug på -4,5 mio. kr. Det er sammensat af flere dele.
På energi er der et mindreforbrug på 3,8 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Der er en del af forbruget vedrørende 2016, der først er konteret i 2017. Dette skyldes, at der har været lukket tidligere for bogføring i gammelt regnskabsår (meget kort supplementsperiode), hvilket betyder at en del af 2016 forbruget bogføres på regnskabsår 2017.
På aktiviteten ”Ejendomsdrift – skoler” er der et merforbrug på 3,8 mio. kr. Merforbruget modsvares af et tilsvarende mindreforbrug på ”Ejendomsdrift – dagtilbud, børn”.
Forbruget imellem de to aktiviteter varierer over årene i forhold til en konkret faglig afvejning af de mest presserende bygningsbehov.
På ”Ejendomsdrift – idrætsanlæg” er der et mindreforbrug på 1,2 mio. kr. set i forhold til et korrigeret budget på 2 mio. kr. Mindreforbruget skyldes, at udgifter for 2,2 mio. kr. til ejendomsdrift på idrætsanlæg er konteret på aktiviteten ”Ejendomsadministration”. Der har såedes reelt været et merforbrug på denne aktivitet på 1 mio. kr.

3.2 Opfølgning på primære udgifts- og indtægtsdrivere

Primære drivere

Resultater

  1. Bygningsdriftsareal

Egedal Kommune har et bygningsdriftsareal på 218.469 m2, samt et kælderareal på 22.387 m2, der skal driftes. Udvidelse af bygningsdriftsarealet vil være udgiftsdrivende.

Der har i løbet af 2016 været mindre justeringer i bygningsdriftsarealet og en budgetforøgelse på 0,420 mio. kr. som følge af anvendelsen af Tofteparken.

  1. Funktionsændringer af driftsareal

Funktionsændringer, det vil sige ændringer af bygningernes anvendelse og formål vil være udgiftsdrivende, hvis lokaler anvendes i et længere tidsrum eller af flere brugere. Desuden kan nye opgaver, nye tiltag eller udvidelse af eksisterende opgaver virke udgiftsdrivende, eksempelvis udvidelse af antallet af flygtninge, der kommer til kommunen.

Der blev i 2015 modtaget et ekstraordinært stort antal flygtningen som skulle have midlertidige boliger. I 2016 er modtaget ca. 150 flygtninge mod forventet ca. 200.  

  1. Ældre bygningsmasse

Da bygningsmassen i Egedal Kommune er ældre, er den omkostningsfuld at drifte i forhold til indvendig og udvendig vedligeholdelse. Der vil oftere forekomme akutte opståede skader, der vil være mere omkostningsfulde set i forhold til at kunne foretage forebyggende vedligehold.

Anvendelsen af ressourcerne til at drifte og vedligeholde bygningerne har også i 2016 været præget af, at der foretages en del genopretning og udbedring af akut opståede skader. Dette sker som følge af vedligeholdelsesefterslæbet.

  1. Energi

På energiområdet er de primære drivere: Energipriser/-aftaler, graddage, forbrugsmønstre, antal bygninger samt bygningernes energiniveau.

Budgettet til energi blev i 2016 reduceret med 5 mio. kr. som følge af udviklingen på området. Der er en større leverandør, der har varslet efterreguleringer som følge af manglende aflæsning og opkrævning, men dette er ikke nået med i regnskabet for 2016. Dette kan risikere at belaste budgettet i 2017.

 

3.3 Periodiseret oprindeligt budget, korrigeret budget og regnskab

Figur 1 – Udgiftsniveau for løn og øvrige udgifter i 1.000 kr.

Forbruget følger i store træk det korrigerede periodiserede budget. De væsentligste afvigelser ligger i perioden marts og april samt oktober og november.
Mindreforbruget i oktober og november afspejler tilbageholdenhed efter Byrådets opbremsning samt merudgifter i månederne før og i december. 

Figur 2 – Indtægtsniveau i 1000 kr. 

Indtægterne udgør i det oprindelige budget 3,169 mio. kr. og i det korrigerede budget 4,918 mio. kr.

Indtægtsforøgelsen i 2016 skyldes huslejeindtægter vedr. flygtningeboliger og midlertidige boliger.

Årets samlede indtægter udgør i regnskabet 4,016 mio. kr.

Årets mindreindtægt på 0,847 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget skyldes, at der i regnskabet indgår en udgift på 1,568 mio. kr. til brandvagt som fejlagtigt er konteret på en indtægtskonti under aktiviteten ”Beredskab”.  Dette forklarer springet i december i ovenstående figur. Ses bort herfra har der samlet været merindtægter for 0,721 mio. kr. Dette skyldes statsrefusion der ikke kunne budgetlægges. 

3.4 Effektiviseringer og reduktioner i 2016

Center for Ejendomme og Intern Service har i 2016 været pålagt at gennemføre en række effektiviseringer og reduktioner i 2016. Tabellen nedenfor viser i hvor høj grad centeret har realiseret disse. 

I forbindelse med renovering af Ølstykke Svømmehal blev bassinet tømt, og der blev i 2016 sparet 0,5 mio. kr. på energiforbruget til opvarmning. Der har dog været en række energiudgifter, der vedrører byggestrøm, opvarmning af lokalerne i forbindelse med renoveringsarbejdet med videre. Dette mål blev derfor kun delvist realiseret. Yderligere blev der fjernet 0,5 mio. kr. fra energibudgettet i 2016.

Der har været nedlagt en række vedligeholdelses- og genopretningsprojekter i 2016 for i alt 3 mio. kr. i forbindelse med opbremsningen og besparelsestiltag. Der er blandt andet udskudt et projekt om at renovere Lærkeskolens gangbroer. Projektet er samtidig reduceret i omfang. Gangbroerne er gennemtærede i betonkonstruktionen og skal af sikkerhedsmæssige grunde repareres, hvilket bliver udført i 2017 i den reducerede form med renovation af 1 ud af 3 gangbroer.

Lønbudgettet blev i 2016 reduceret med 244.000 kr. som følge af, at der blev overflyttet en medarbejder fra Center for Ejendomme og Intern Service til Center for Administrativ Service.

4. Aktivitetsregnskab

4.1 Aktivitetsregnskab

Tabel 4 angiver regnskabet for 2016 for aktiviteter fordelt pr. ramme.

Center for Ejendomme og Intern Service har samlet set på aktivitetsniveau et mindreforbrug på -1,3 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget og -1,8 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget.

På aktiviteten ”Ejendomsadministration” er der et merforbrug på 0,9 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Der er på aktiviteten budgetteret med indtægter for 4,4 mio. kr. mens regnskabet viser indtægter for 4,6 mio. kr. Der er budgetteret med udgifter for 4,2 mio. kr. mens regnskabet viser udgifter for 5,4 mio. kr. Merudgifterne vedrører hovedsageligt udvendig og indvendig vedligeholdelse på rammen for Bygningsvedligeholdelse. Disse merudgifter burde rettelig være bogført på aktiviteten for ”Ejendomsdrift – idrætsanlæg”, der så udviser et mindreforbrug.

På energi er der et mindreforbrug på 3,8 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Der er en del af forbruget vedrørende 2016, der først er konteret i 2017. Dette skyldes, at der har været lukket tidligere for bogføring i gammelt regnskabsår (meget kort supplementsperiode), hvilket betyder at en del af 2016 forbruget bogføres på regnskabsår 2017.

På aktiviteten ”Ejendomsdrift – skoler” er der et merforbrug på 3,8 mio. kr. Merforbruget modsvares af et tilsvarende mindreforbrug på ”Ejendomsdrift – dagtilbud, børn”.

Forbruget imellem de to aktiviteter varierer over årene i forhold til en konkret faglig afvejning af de mest presserende bygningsbehov.

På ”Ejendomsdrift – idrætsanlæg” er der et mindreforbrug på 1,2 mio. kr. set i forhold til et korrigeret budget på 2 mio. kr. Mindreforbruget skyldes, at udgifter for 2,2 mio. kr. til ejendomsdrift på idrætsanlæg er konteret på aktiviteten ”Ejendomsadministration”. Der har såedes reelt været et merforbrug på denne aktivitet på 1 mio. kr.

I 2016 var der er merforbrug på 2 mio. kr. på Beredskabet, hvilket skyldes, at aktiviteten er underbudgetteret. Der er budgetlagt med et mindre beløb end udgifterne til betaling af Frederiksborg Brand og Redning. Desuden blev der indgået et forlig med Züblin, der betyder, at Center for Ejendomme og Intern service ikke modtager de indtægter, der er faktureret i de foregående år for brandvagt på rådhus og sundhedscenteret. Brandvagten var påkrævet af brandmyndighederne som følge af, at byggeriet ikke var helt færdigt ved indflytning. De manglende indtægter på 1,6 mio. kr. er krediteret, hvilket bevirker, at det belaster beredskabsaktiviteten i 2016 med et merforbrug på 1,6 mio. kr.

På risikostyringen var der et merforbrug på 1,6 mio. kr., der skyldes, at der dels blev afholdt ikke budgetterede udgifter på 0,5 mio. kr. på Tofteparken til etablering af adgangskontrol, tyverialarmer, talevarslingsanlæg mv. Desuden blev der konteret udgifter, der tidligere blev afholdt af beredskabet vedr. lovpligtigt tilsyn med pulverslukkere samt lovpligtig inspektion af ABA-anlæg (tidligere udført af beredskabet) mv.